部门秘书主要的职责有哪些

2022年7月12日20:11:27部门秘书主要的职责有哪些已关闭评论


    很多人都知道秘书室一个职业,可是都不清楚秘书的职业具体要做什么,只有弄清楚部门秘书的职责,才能更好的开展工作。下面是第一范文网小编为你整理的部门秘书职责,希望对你有用!
    部门秘书的工作职责
    一、在部门主管领导下做好部门日常行政事务及文秘工作。
    二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。
    三、做好各种会议的记录及会务工作。
    四、办理本部门人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。
    五、做好部门印章管理,按规定开具介绍信。
    六、做好来访接待工作。
    七、做好联网微机管理工作,每天定时开机接收文件;做好信息收集及报送工作。
    八、完成上级交办的其它任务和各种应急事务的处理。
    秘书工作的基本特征
    秘书工作的本质特征
    秘书工作是辅助性的工作,然而又不是一般的辅助性的工作,因为辅助性的工作很多,秘书工作是综合性的辅助性的工作,秘书人员是领导眼、耳、手、足、口、脑等器官的延伸,秘书工作是领导工作的延伸。主要表现在:
    (一)秘书工作贴近领导,同领导同步运转,同心运转。
    (二)秘书必须站在领导者的角度和高度来思考和处理各种问题。
    (三)秘书工作成果具有潜隐性,就是秘书的劳动成果不单独表现出来,而是包含在或是隐藏在领导的劳动成果之中。秘书工作具有幕后台下的性质。
    秘书工作的一般特征
    (一)机要性和群众性的统一。
    “秘书”一词带有“秘密”的意思。秘书部门是综合部门,要害部门,处在中枢的位置上。文件电报领导能看到的,秘书都能看到,而且先于领导看到,开会作记录,领导班子的决策最先知道,秘书掌握着大量的机密。这些机密一旦泄露出去将会造成重大损失。
    但秘书工作也有群众性的一面,秘书部门是党委、政府联系群众的桥梁和纽带,是观察社会动态的窗口,办公室每天都要接受来自社会的各方面信息,接受群众的来信来访,并且还要亲自去深入基层,到群众中去调查研究,反映群众的心声,倾听群众的呼声,为领导决策提供依据。
    因此,作为一个秘书,既要有很强的保密观念,又要密切联系群众。只有前者没有后者就会把自己与群众隔离起来,只有后者没有前者,因泄露国家机密而犯错误,二者不可偏废。
    (二)综合性与专业性的统一
    秘书部门不是专项业务部门,而是综合性的部门。因此,秘书工作涉及的范围和内容是十分广泛,具有突出的综合性,包括起草综合性文电,提供综合性信息,进行综合性调研,处理综合性事务等等。因为是综合性的工作,它要求秘书具有全局观念,站在领导的角度去观察和处理问题,知识面要宽,成为本系统的专家和通才。
    同时秘书工作也不是谁都可以干的“万斤油”,它有自己的一套专业,要求秘书有较高的政策水平,文字水平和理论水平,较强的组织协调能力和办事能力,熟悉文书,档案,保密,信访,信息,督查,会务,礼仪知识,会操作现代化办公设施。要做合格的秘书并非易事,要进行专业培训,取得专业证书。不同行业的秘书,还要熟悉本行业的专门知识,如党委秘书,要熟悉党务知识,军队秘书要熟悉军队知识,企业秘书要熟悉企业管理知识,涉外秘书要熟悉外交知识等。
    综合性是主要的,专业性是次要的,二者互相渗透,互相促进。
    (三)事务性和思想性的统一
    秘书部门是各级领导的办事机构,协助领导处理日常事务。每天都有大量的事务性工作,起草、收发文电,值班接听电话,信访接待,搞会务,这些工作都很具体,繁杂,事务性比较强。
    同时,秘书部门又是个参谋部门,在领导决策中发挥着重要的参谋作用,领导决策前要调查研究,提供信息,制订方案,在决策过程中要起草文电,决策后要进行督查和落实,所有这些都有很强的政治性。
    事务性是秘书工作的基础,思想性是秘书工作的灵魂,思想性处于主导地位,事务性处于从属地位。思想性通过事务性工作体现出来。如文电的校对,如果稍有疏忽,错校一个关键的字,文件发出去,就可能造成重大的政治影响。主席台排座次,如果排错了,录相放出去,就可能引起各方面猜测。所以事务性工作渗透着思想性。不能因为事务性工作就可疏忽大意。
    (四)被动性和主动性的统一
    秘书工作的被动性是由秘书工作的从属性和服务宗旨决定的。大家都有体会,自己支配的时间极少,秘书总是围着领导的屁股转,秘书工作总是按照领导的需要和指令来进行,很少按照自己的意愿安排工作,常常来了文件办文件,来了电话接电话,有时正做着这件事,又来了新任务,又要改做另一件事,总是显得很被动。
    当然,这种被动,不是消极被动,不是不可以发挥主观能动性,消极被动,满足于领导叫干啥就干啥,遇到啥就干啥,那样是干不好工作的。我们要在实践中总结经验,摸索规律,掌握了规律就可以把工作做到前边,领导没想到的你想到了,领导没叫做的事,但又必须做的事,你提前做了,这样才能当一个好的参谋和助手,才能做到优质服务。
    秘书职业规划
    秘书职业生涯目标
    (1)短期目标(一年左右)
    在文员、行政助理等初级秘书岗位上,熟悉本组织系统基本情况,包括办事程序、业务标准等。踏实努力,建立基本的人际关系,同时继续提高各方面的能力,全面提高综合素质,为以后的目标打好基础。
    (2)中期目标(三至五年)
    努力晋升为办公部门业务主管或成为办公部门公认的业务骨干。能很好的与下属交流,并打成一片,在工作思路、工作方法方面能与领导保持高度一致,具有解决实际问题的能力与技巧。
    职业生涯计划
    目前,文秘人员的就业渠道已经由原来的面向行政事业单位为主转向企业单位,尤其是正在成长发展的各类中小型企业单位。这类企业规模相对较小,工作分工细化程度不高,因而对文秘人员的综合素质提出了较高的要求。文秘人员往往身兼多职,集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身,除了必须具备的文秘专业知识和能力之外,还要掌握其他非文秘专业的基础知识;不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力,还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当“窗口”,搞接待、公关,还要为企业领导出谋献策、辅助决策。
    1、专业技能培养计划秘书职业资格证,普通话二级甲等,英语六级,计算机二级,熟练地掌握WORD、EXCEL、PPT等办公室事务处理软件。掌握秘书最基本的职业技能。
    2、素质拓展计划多参加与自己专业方向相关的社团与课外活动,合理的协调、支配、管理自己的时间。
    3、多参加社会实践活动,积极培养自身的社会实践能力、人际交往能力。
    4、多阅读文学类、哲学类、经济类的书籍,扩展知识面,提高自身的修养,不断提升自身素质。